Introduction et définition
Aussi appelée la méthode des petits pas, le Kaizen a pour principal objectif l’évolution constante. Son application vise à améliorer la production d’une entreprise.
Elle trouve ses Origines au Japon pendant la seconde guerre mondiale (entre 1940 et 1945), elle est tirée du « Training Within Industry ». Le mot Kaizen est la contraction de deux mots :
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Kai : changement
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Zen : meilleur
Autrement dit : “changer pour le meilleur”. Chaque petite évolution mise en place dans un système est un changement positif qui permet d’atteindre un objectif plus grand. En agilité, le 12e principe du manifeste met le focus sur l’amélioration continue. Chaque équipe agile, met en place, à intervalle régulier, un rituel permettant de réfléchir aux changements à apporter qui lui permettront de devenir plus efficace. Quels outils et quels concepts mettre en place ? Comment le faire ? A quel niveau ? Voici quelques éléments de réponses à ces questions…
Faire du Kaizen : outils à mettre en place, comment faire ?
La Méthode PDCA : Roue de Deming
« PLAN DO CHECK ACT » est un cycle qui permet d’apprendre et de s’améliorer en continue. On pourrait rapprocher cela du principe de l’empirisme. La connaissance se fonde sur l’accumulation d’observations et de faits mesurables. C’est en faisant qu’on apprend et en mesurant les résultats de ce qu’on produit qu’on peut mesurer l’efficacité de nos actions. Il est alors possible de trouver de nouvelles actions qui permettent de progresser et d’améliorer l’environnement de travail ainsi que le projet.
La définition du cycle PDCA est la suivante :
Plan : Planifiez vos améliorations, y compris en définissant des objectifs.
Do : Mettez en œuvre les actions nécessaires à l’amélioration.
Check : Mesurez vos résultats en fonction de votre référence.
Act: Ajustez ou affinez vos modifications.
Cette méthode permet d’émettre une idée, de mettre en œuvre les actions nécessaires à son exécution, d’analyser les résultats et, pour finir, de mettre en place les changements qui permettront de l’améliorer. Ce processus, répété encore et encore, permet de continuellement améliorer la productivité.
Comment mettre en place la roue de Deming en IT :
En résumé, la roue de Deming consiste à avancer, tout en cherchant en permanence à améliorer les processus et la qualité en général. Cela ressemble tout de même beaucoup aux principes de développement Agile non ?
Voici un exemple de PDCA appliqué durant un Sprint d’un projet Scrum :
Plan : la planification et la priorisation des User Stories à prendre en compte dans le Sprint Backlog mais aussi leur l’estimation et découpage en tâches techniques.
Do : la réalisation de ces tâches durant le Sprint en lui-même.
Check : la Sprint Review avec l’ensemble des parties prenantes, ou la rétrospective avec l’équipe apporte le check.
Act : les décisions prises durant la rétrospective de Sprint et qui seront appliquées correspond à la dernière phase : l’ajustement.
Tous les problèmes qui seront partagés lors de la rétrospective de Sprint entraîne encore une fois l’occasion de mettre en place la méthode PDCA. Ce rituel (organisé à intervalle régulier) met en évidence les problèmes rencontrés par l’équipe, leurs irritants et leurs frustrations et permet de trouver des solutions aux différents points évoqués.
Plan : une fois les solutions débattues, les décisions sont prises afin de remédier aux différents problèmes et ainsi améliorer les processus : mise en place d’un plan d’action
Do : lors du Sprint qui démarre, les actions définies sont mises en place
Check : s’assurer que l’action a bien eu l’effet escomptée
Act : ajuster si nécessaire…
Ce cycle est continu et permet, petit à petit de lever chaque problématique rencontrée.
La méthode des 5 pourquoi
Cette méthode est utilisée à des fins de résolution de problèmes : elle va vous permettre d’identifier la cause racine d’un problème rencontré : souvent, la réponse au 5ème pourquoi est identifiée comme étant cette cause racine. La mise en place de cette méthode est assez simple, et peut facilement être travaillée sur des ateliers de 30 minutes.
Pour l’organisation de cet atelier, il vous faudra réunir l’ensemble des acteurs identifiés du problème, et l’articuler en 3 temps :
Introduction au problème [5 minutes]
C’est le moment ou l’on va décrire et identifier clairement le problème : “Que se passe-t-il ?”
Les 5 pourquoi [15 minutes]
La première question étant “pourquoi ce problème est-il apparu ?” La réponse à cette première question devient le nouveau problème à résoudre, il faut alors reformuler une nouvelle question commençant par Pourquoi afin de trouver le “pourquoi du pourquoi” et ainsi mettre en évidence les causes racine du problème rencontré.
Plan d’action [10 minutes]
Dans ce dernier temps fort de l’atelier, un plan d’actions est établi pour remédier à la cause racine du problème.
Le management visuel
Pour gagner en efficacité, l’utilisation de dispositifs visuels qui permet de transmettre des informations, objectifs ou tout autres informations considérées importantes par l’équipe est très efficace. Il s’agit par exemple :
– de suivre l’état de santé en temps réel des applications ou des APIs via des dashboards affichés en direct,
– d’afficher des KPI sur les murs,
– d’informer l’équipe sur l’avancement de nos différentes tâches durant une itération.
Ce management visuel peut être fait via des outils digitaux mais également via des tableaux blanc ou affiches mis à jour quotidiennement par l’équipe au fur et à mesure de l’avancée des itérations. Il permet à chacun d’avoir le même niveau d’information et de pouvoir réagir rapidement si il est nécessaire de mettre en place des actions pour résoudre des problèmes.
Ekite est disponible pour vous aider à mettre en place l’ensemble de ces méthodes : n’hésitez pas à prendre contact avec nous pour en discuter.
Quelles sont les limites ?
La nécessité d’avoir des équipes et collaborateurs impliqués
Cela se rapproche d’une démarche d’innovation participative où chacun peut s’exprimer librement, de manière continue, afin de proposer des idées d’amélioration pour son outil de travail.
L’entreprise doit encourager les salariés à proposer des idées, tout en leur donnant l’assurance d’être écoutés. Sans idées, le Kaizen restera au point mort. Il est essentiel de s’organiser, en amont, pour les collecter de la manière la plus simple et la plus efficace qui soit. La boite à idées traditionnelle n’est plus adaptée depuis longtemps, il est important d’investir dans une plateforme d’innovation collaborative, moderne et digitale qui permettra à chacun de contribuer facilement à la démarche Kaizen.
Investissements et gains
Les premières actions génèrent souvent des gains importants pour l’équipe ou l’entreprise qui a mis en place cette méthode. L’investissement financier de départ est généralement bas. Cependant, au fur et à mesure des actions menées, le coût est de + en + élevé, pour un gain où l’amélioration des performances qui n’est pas forcément significative. Le ROI (Return Of Investissement) est bien moins intéressant qu’au départ et le risque que les entreprises abandonnent cette méthode est assez important.
Une limite dans le timing et l’innovation rapide
Le Kaizen s’adapte facilement à tout type de structure, en revanche, cette façon de penser ne conviendra pas forcément aux entreprises et aux projets qui cherchent à innover et à tout changer à tout prix : le Kaizen se veut être une méthode “petit à petit” pour arriver à son but sur du long terme.
Pour exemple, Toyota parle souvent des limites de Kaizen (sans pour autant arrêter de le pratiquer) Gilles Pratt estime que “La méthode Kaizen a fait le succès de Toyota parce qu’elle a permis d’améliorer chaque jour le design de nos voitures. Mais cette méthode n’est plus efficace lorsque l’environnement devient incertain et qu’un nouveau design optimal apparaît. Celui-ci peut être lié au véhicule connecté, autonome, aux services de mobilités… Un nouveau paradigme de conception des voitures émerge”
Netflix, quant à eux, avait besoin d’un changement brutal lorsque la vision de l’entreprise les a conduits à changer de modèle économique : passer de la location / vente de DVD envoyés à domicile à un modèle basé sur le streaming de film via internet : le Kaizen n’aurait pas trouvé sa place dans ce contexte.
Conclusion
Le Kaizen est une philosophie qui permet de s’améliorer, pour le mieux, à petits pas. Ce concept s’oppose à la méthode nommée Kaikaku, qui implique, elle, un changement radical. Le Kaikaku ne s’intéresse, ni à la continuité, ni à un processus infini – mais à une action à un moment précis qui annonce un nouveau cap, cela montre le contraste par rapport au Kaizen.
Ces deux philosophies, très contrastées, ne semblent pas attirer les mêmes types d’entreprises ou de projets, certains ont besoin d’un fort changement immédiat et seront donc attirés vers une méthode brutale comme le Kaikaku, d’autres, dont le contexte est stable et peu enclin à de grands changements vont plutôt se diriger vers du Kaizen qui leur permettra une amélioration continue et en douceur pour leur permettre de régler leur problématique.
