La démocratisation du télétravail
Le télétravail est devenu une norme dans le service informatique depuis la pandémie de covid. Avant les différents confinements on en voyait les prémices mais les managers étaient très réticents à l’idée de laisser leurs collaborateurs rester chez eux. Dans mon entreprise de services de l’époque, la possibilité nous était offerte (2 jours par mois maximum) mais il fallait prévenir à l’avance, avoir une raison et rendre compte de son activité de la journée. On était loin des valeurs de confiance et d’autonomie du manifeste Agile.
Avec l’arrivée du confinement les entreprises y ont subitement trouvé un intérêt, et les limites techniques (connexion VPN ou autres) ont disparu aussi vite que les rouleaux de PQ dans les rayons des supermarchés. Cette occasion forcée de faire fonctionner des projets à distance a permis de prouver son efficacité et de balayer les idées reçues du télétravailleur qui se la coule douce.
L’agilité dans tout ça ? J’étais présent aux Agi’Lille il y a 3 000 ans quand ça s’appelait encore Agile Tour. Avant la pandémie on insistait énormément sur la colocalisation des équipes pour un produit réussi…
Télétravail et Agilité n’ont donc pas toujours été une évidence. Comment faire fonctionner au mieux une équipe produit Agile partiellement à distance ? Je vais tenter d’apporter des éléments de réponse liés à mon vécu, un retour d’expérience de ma courte carrière qui au mieux vous fournira quelques tips pour travailler avec votre équipe et au pire vous divertira (engagement non contractuel).
Mon contexte (en 1 mot c’est important)
J’ai commencé dans l’IT en tant que dev java au sein d’une équipe soudée et colocalisée avec de bonnes valeurs Agile, j’ai eu cette chance de voir une équipe fonctionner correctement et s’entraider pour atteindre un but commun malgré tous les aléas projets qui arrivent. Je suis passé par 2 grosses ESN avant d’arriver chez EKITE ; j’ai pu voir beaucoup d’autres contextes projets moins stimulants et enrichissants. Je me suis éloigné du développement pur et dur pour basculer sur un rôle plus fonctionnel après quelques années.
Je garde à ce jour un léger regret de m’être éloigné du développement, mon esprit logique y trouvait une grande satisfaction. Les contextes projets où le rôle de développeur est dépouillé des aspects de conception et réduit à simple exécutant m’ont poussé à vouloir changer de rôle.
Je voulais faire le lien entre les métiers et l’équipe de développement, le tout dans un contexte Agile qui correspondait à mes convictions (auto-organisation, amélioration continue, responsabilité, confiance). Je suis donc devenu… chef de projet MOE sur un projet cycle en V codé en COBOL de plus de 100 personnes dans le secteur bancaire ! Assez éloigné de mon envie première, j’ai tout de même trouvé de l’intérêt dans la mission. Je reste convaincu qu’on a à apprendre de chaque situation et que c’est la richesse du rôle de consultant de découvrir et s’adapter à chaque contexte.
C’est pendant cette mission que le premier confinement survint pour moi. Le full remote imposé n’est pas pour moi ; c’est une certitude, j’ai besoin de voir les collègues et de créer du lien. Je cogite beaucoup sur ma situation personnelle et professionnelle. Déconfiné et motivé j’avais alors 2 objectifs clairs :
- partir habiter sur la côte d’Opale avec ma conjointe ;
- devenir Product Owner et quitter mon ESN actuelle.
Le télétravail étant maintenant entré dans les mœurs, ces 2 objectifs ne sont désormais plus incompatibles et c’est une chance inouïe. Dans mon enfance j’ai déménagé 3 fois avec ma famille pour suivre les changements de travail de mon papa dans l’industrie. Dans nos métiers et à notre époque on peut à présent choisir son lieu de vie en faisant entrer d’autres critères que la proximité du bureau.
J’ai rejoint la dream team d’EKITE et décroché ma première mission de PO peu de temps après. Côté perso on a ciblé Wimereux pour s’établir, notamment pour sa proximité avec la gare de Calais Fréthun (à 30 minutes de Lille Europe en TER GV).
Les Tips
Disclaimer : je n’ai jamais fait de full remote (volontaire), les tips prodigués ici seront donc plus adaptés à du télétravail partiel.
Une bonne communication
Communiquer correctement est très important en télétravail pour éviter les pertes d’informations et la sensation d’isolement. Ça passe en premier lieu par le choix d’un outil bien adapté (type Slack). Il faut ensuite configurer correctement cet outil. Bien organiser les différents canaux permettra de s’y retrouver facilement pour tout le monde.
Un effort doit être fait pour formaliser un maximum les communications. Je demande à l’équipe d’éviter un maximum les messages privés et de poser les questions (entre eux ou à moi) sur les canaux destinés à l’équipe. Un fil de discussion se crée alors autour du sujet et les autres membres de l’équipe peuvent participer ou consulter. Cela recrée un peu ce qui se passe naturellement en open space où on gagne en connaissance globale du projet en laissant traîner une oreille.
Il faut également savoir choisir son moyen de communication en fonction du besoin. La messagerie est adaptée à une communication rapide et asynchrone mais ne doit pas remplacer les meets quand nécessaires pour avancer rapidement sur un sujet (avec mon équipe on a pour habitude de se retrouver sur le meet du daily meeting à toute heure de la journée quand besoin de travailler à 2 ou 3). De même en fonction de l’enjeu et des interlocuteurs un e-mail restera parfois préférable pour attendre une réponse plus complète et formelle.
Des outils adaptés à la collaboration
Les outils utilisés par l’équipe doivent être adaptés à la collaboration. La création d’un board virtuel pour suivre l’avancement de l’équipe semble essentielle. Jira, Trello ou autre, ça dépendra de l’organisation de l’entreprise en question. Quel que soit l’outil il faudra prendre le temps de le configurer correctement pour le rendre clair et adapté au contexte de l’équipe. Garder uniquement les colonnes nécessaires et pertinentes au flux de travail de l’équipe facilitera la prise en main intuitive. De même j’aime supprimer les contraintes qui peuvent exister entre les différents statuts pour simplifier la gestion (là encore à adapter).
Un panel de rituels pertinents
Les rituels mis en place doivent être adaptés à l’équipe et avoir un intérêt. C’est un peu la base de l’Agilité, il faut les adapter au fil du temps pour les faire correspondre aux besoins de l’équipe. En faisant participer l’équipe à leur amélioration on s’assure que tout le monde vient avec un objectif précis en tête et sans traîner les pieds. La co-construction et l’autonomie de l’équipe s’en trouveront renforcées. Pour éviter une posture trop passive aux daily meetings j’ai mis en place un picker sur Slack qui sélectionne aléatoirement chaque matin un membre de l’équipe pour l’animation. Ce simple rôle tournant a permis dans mon équipe une meilleure appropriation du board et une meilleure écoute. Demander à activer les caméras, si ça ne dérange pas les gens, aide aussi grandement à impliquer les autres et permet d’avoir un feedback visuel très important pour une bonne communication.
Synchroniser les jours sur site
Même si ça semble être du bon sens il est important que les jours en présentiel soient communs à toute l’équipe. Sans ça, venir sur site ne va vraiment rien apporter. Les jours sur site sont parfois moins productifs qu’en télétravail mais il ne faut pas négliger l’aspect social. C’est le moment où on peut prendre un café ensemble, faire un petit resto le midi, etc. Mieux se connaître facilite grandement le travail à distance derrière. Quand on a appris à se connaître on est plus à l’aise pour interagir et poser des questions via chat. On gagne en bien-être et en efficacité dans le travail en équipe.
Organiser les jours en télétravail vs les jours en présentiel
Comme évoqué juste avant, il faut laisser du temps à la convivialité les jours en présentiel. Pour ce qui est du travail on peut être tenté de condenser les rituels et ateliers sur ces jours colocalisés. En effet les ateliers se font plus simplement tous ensemble autour d’un tableau mais il faut veiller à laisser du temps. L’intérêt pour l’équipe est aussi de pouvoir travailler ensemble, s’entraider, valider les PR, etc. Encore une fois, transformer ces jours sur site en grande réunion risque de rebuter l’équipe qui viendra à contre-cœur et laissera peu de temps pour craquer des sujets techniques. Les ateliers peuvent également bien se conduire à distance avec les bons outils. Au-delà du très connu Miro, je vous invite à jeter un œil à Metro Retro (boards collaboratifs pour retrospective, story mapping, vision board, etc.) et Pointing Poker (outil pour scorer les tâches à distance facilement).
Les pistes
Full remote
Comme évoqué le full remote est encore différent, des collègues l’ayant pratiqué m’ont expliqué que la création de lien se faisait toujours via des événements ensemble en présentiel. Il faut l’outillage adapté et des personnalités compatibles. À la suite des confinements, de nombreuses personnes ont mal vécu l’isolement. Même s’il est possible de socialiser autrement qu’au travail, ça reste important pour de nombreuses personnes, je pense que chacun le vit différemment.
Un outil intéressant pour recréer une ambiance bureau à distance est Work Adventure. J’ai découvert cet outil lors de l’Agi’Lille qui s’est déroulé pendant le covid. Dans Work Adventure chacun se crée son personnage et se déplace comme dans un jeu en 2D sur une carte (qui peut être personnalisable pour recréer ses bureaux en open space). Un outil de visio y est intégré très intelligemment. Quand on s’approche de quelqu’un disponible, une conversation téléphonique est ouverte. Quand on rentre dans une salle de réunion, un meet avec partage d’écran est ouvert.
Onboarding et équipe hybride
L’onboarding à distance est également un point d’attention. Idéalement tout doit être documenté pour pouvoir intégrer une nouvelle personne facilement. Quelques jours sur site sont aussi préférables pour aider à l’intégration.
Quand une personne est en full remote alors que les autres membres de l’équipe sont en télétravail partiel (équipe hybride) il faut aussi faire attention. La communication doit être aussi rigoureuse les jours sur place que les jours en télétravail pour n’exclure personne. Nous avions tenté également un rituel café à distance pour créer des moments d’échanges et de cohésion.
Un bilan positif
Télétravail et Agilité sont-ils compatibles ? Un grand oui et heureusement ! Les équipes ne sont plus colocalisées 100 % du temps mais avec les bons outils et la confiance du management (très importante) une équipe suffisamment mature peut très bien s’organiser en télétravail, voire mieux que sans. Les valeurs de confiance, d’autonomie et de transparence, mises en avant dans l’Agilité, sont également des clés de succès pour un travail à distance réussi. Ne pas être en open space 5j/5 est aussi un plus ; de nombreuses études ont montré que ce cadre de travail se fait vieillissant et que les échanges écrits ont augmenté avec la disparition des cloisons (un comble). Le télétravail partiel est pour moi le meilleur des deux mondes.
Tout le monde y gagne :
- l’entreprise réduit ses frais immobiliers en réduisant le nombre de bureaux ;
- le collaborateur gagne en flexibilité et améliore son équilibre vie pro/vie perso ;
- la planète se porte mieux en diminuant les émissions de CO2 liées aux trajets domicile/travail.
Sources
https://thedaily.swile.co/open-space
https://hbr.org/2019/11/the-truth-about-open-offices
